Die Sache mit der Steuererklärung

Autorin: Nicole

«Möchten Sie eine Quittung?», «Nei, merci, scho rächt!». Streich den Satz sofort aus deinem Repertoire! Jetzt! Sofort! Denn sobald du selbstständig bist, sind Quittungen dein bester Freund. Im Ernst. Ein neues Moleskin-Notizbuch gekauft? Quittung aufbewahren! Eine Fachzeitschrift abonniert? Kaufbeleg abspeichern. Mit dem Zug zu Kund:innen gefahren, gemeinsam gegessen und wieder zurückgefahren? Du errätst es: Unbedingt alle Zätteli ins Portemonnaie stopfen. Denn so klein und unscheinbar ein Trambillett heute erscheinen mag, wenn du am Jahresende alles aufschreibst (bitte warte nicht bis am Ende des Jahres damit, sonst wirst du wahnsinnig!), ergibt sich daraus unter Umständen eine stattliche Summe.

Willkommen in der Welt der Geschäftsausgaben. Jene Kosten also, die du von deinen Einnahmen abziehen und so deine Steuerrechnung reduzieren kannst.

1×1 der Freelancer:innen-Steuererklärung

Aber zuerst mal die Grundlagen der Steuererklärung für Einzelunternehmer:innen. Als Einzelunternehmen versteuerst du dein Privat- und Geschäftseinkommen sowie dein Privat- und Geschäftsvermögen als Ganzes und verwendest dazu die herkömmliche Steuererklärung. Wenn dein Umsatz zudem unter 500’000 Franken liegt, reicht eine einfache Buchhaltung, die aus Einnahmen, Ausgaben und Vermögen besteht. 

Doch aufgepasst: Zwischen akribischem Notieren aller Geschäftsausgaben und dem Abzug vom romantischen Candle-Light-Dinner im Schloss Schauenstein besteht ein kleiner, aber äusserst entscheidender Unterschied. Das eine nennt sich Steueroptimierung, das andere im schlimmsten Fall Steuerhinterziehung. Wir empfehlen dir, dich von Letzterem fernzuhalten. Aber so richtig fern. Antarktisfern.

Abziehen darfst du selbstverständlich nur, was du geschäftsmässig begründen kannst. Also jene Ausgaben, die in direktem Zusammenhang mit deinem erzielten Einkommen stehen. Diese Zuordnung ist je nach Job und Art der Ausgabe gar nicht immer so offensichtlich. Je nach Kanton können zudem die Aufwandskategorien variieren. Letztlich sind es aber vor allem folgende Ausgaben, die als Geschäftsaufwand besonders wichtig sind:

Wo arbeitest du?

Wenn du ein Büro, eine Werkstatt, einen Laden oder einen Platz in einem Co-Working-Space mietest, ist die Sache relativ eindeutig. Du kannst die Mietkosten in Abzug bringen. Doch auch dann, wenn du im Homeoffice arbeitest, darfst du die Kosten für den geschäftlich genutzten Teil deines Zuhauses abziehen. Die Kantone verwenden dazu unterschiedliche Berechnungsformeln. Erkundige dich also, was im Kanton, indem du Steuern zahlst, gilt.

Was benötigst du für deine Arbeit?

Ausgaben für die Anschaffung und den Unterhalt von Material, Waren, Fremdleistungen, Werkzeugen, Geräten und Maschinen, die du für deine Arbeit benötigst, sind abzugsfähig. Auch Werbe- und Akquisitionskosten – beispielsweise also die Kosten für die Webdesignerin, die deinen Firmenauftritt gestaltet, der Druck von Visitenkarten, die professionellen Fotos von dir oder das Abo für eine Jobplattform wie WeTalents. Auch hier lohnt es sich, nicht nur die offensichtlichen und grossen Anschaffungen zu dokumentieren, sondern auch kleinere Dinge wie Druckpapier, Stifte, Briefumschläge nicht zu vergessen.

Bist du geschäftlich unterwegs?

Da die meisten Selbstständigen ihr Auto auch privat nutzen, findet auch hier eine Aufteilung zwischen Privat- und Geschäftskosten statt. Idealerweise führst du ein Fahrtenbuch, indem du festhältst, wann du für welchen geschäftlichen Zweck wie viele Kilometer gefahren bist. Ansonsten kann die Steuerbehörde pauschale Ansätze für den Privatanteil berechnen. Bist du häufig geschäftlich mit dem Zug unterwegs, lässt sich unter Umständen auch ein Teil deines General- oder Halbtax-Abos abziehen.

Musst du geschäftlich verreisen?

Welche Spesen genau abzugsfähig sind, regeln Kantone unterschiedlich. Generell gilt aber, dass beispielsweise Kosten für Hotelübernachtungen, Flüge und Restaurantbesuche geschäftsmässig notwendig und glaubwürdig sein müssen. Behalte deshalb unbedingt die Belege und notiere am besten auch, für welchen Auftrag oder Kunden die Ausgaben fällig wurden.

Was ziehst du an?

Wenn du für deinen Job Spezialkleidung tragen musst – beispielsweise als Handwerker:in – darfst du die Kosten dafür in Abzug bringen. Sind in deiner Branche allerdings Anzug und Krawatte üblich, gilt das nicht als Geschäftskosten.

Bildest du dich weiter?

Du investierst in eine berufsorientierte Aus- oder Weiterbildung? Kaufst ein Sachbuch? Abonnierst ein Branchenmagazin? Dann kannst du die Kosten dafür ebenfalls abziehen.

Bist du versichert?

Beiträge an die 1. Säule sowie – abhängig vom gewählten Vorsorgekonstrukt – auch an die 2. und 3. Säule sind ganz oder teilweise abzugsberechtigt. Ebenso die Kosten für berufsbezogene Versicherungspolicen.

Je besser du deine Ausgaben belegen und begründen kannst, desto besser stehst du da, sollte die Steuerbehörde doch irgendwann vor deiner Tür stehen. Im Zweifelsfall kann es sich aber auch lohnen, selbst bei der zuständigen Steuerbehörde anzuklopfen und im Voraus nachzufragen, ob eine Ausgabe tatsächlich als Geschäftskosten aufgeführt werden darf. Ist dir das alles zu viel, ist es vielleicht sinnvoll, eine Fachperson zu engagieren, die dir zumindest in den ersten Geschäftsjahren dabei hilft, sauber buchzuführen und die Steuererklärung richtig auszufüllen.

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