Regeln sind Regeln: Auch bei Remote

Autorin: Nicole

Spätestens seit die Pandemie einen Grossteil von uns ins Homeoffice verbannt hat, haben Chef:innen und Mitarbeiter:innen gelernt, dass man für eine gute Zusammenarbeit nicht zwingend ständig im selben Raum sitzen oder zur gleichen Zeit arbeiten muss. Remote Work – also mobil-flexible Arbeit ausserhalb der Geschäftsräume – wird immer beliebter und ermöglicht es eben auch von Zuhause, dem Co-Working-Space in Affoltern, dem Airbnb in Lausanne, dem Strandbungalow auf Barbados, dem Zug nach Mailand, dem Café in Berlin, der Bibliothek in Chur oder dem Garten der Freundin aus zu arbeiten.

Diese Flexibilität steigert die Produktivität der Mitarbeitenden und ermöglicht ihnen eine bessere Work-Life-Balance, sie macht Unternehmen somit als Arbeitgeber attraktiver und erlaubt es ihnen zudem, ortsunabhängig qualifizierte Mitarbeitende zu finden und im Idealfall Büromiete zu sparen. Die Arbeit ausserhalb des Büros stellt Arbeitgeber:innen aber auch vor Herausforderungen. Remote Work verlangt neue Lösungen für bestehende Regeln. Deren Einhaltung oder Kontrolle ist allerdings gar nicht so einfach.

Arbeitszeit: Behalte die Kontrolle

Arbeitszeit ist jene Zeit, während der sich Arbeitnehmende zur Verfügung des Arbeitgebers zu halten haben. Auch bei der Remote Work dürfen Arbeitgeber von ihren Angestellten verlangen, während bestimmter Blockzeiten zu arbeiten. Insbesondere dann, wenn die Mitarbeiter:innen aber nicht mehr im Büro präsent sind, lohnt es sich, folgende Punkte in einem Betriebsreglement für Remote Work festzuhalten:

• Voraussetzungen: Fachliche, technische, räumliche Voraussetzungen für Remote Work?
• Umfang: Wie viele Stellenprozente dürfen ausserhalb des Büros erledigt werden?
• Zeitgestaltung: Freie Zeitgestaltung versus festgelegte Blockzeiten?
• Einrichtung: Wer stellt Arbeitsgeräte zur Verfügung und wer bezahlt dafür?
• Verhalten: Einhaltung von Arbeitsschutz, Datenschutz- und Geheimhaltungspflicht?

Das Gesetz ist klar: Dauer, Beginn und Ende der geleisteten täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit sowie längere Pausen müssen erfasst und dokumentiert werden. Wie die Zeit erfasst wird, überlässt der Gesetzgeber aber den Firmen. Insbesondere bei Remote Work lohnt es sich, auf ein elektronisches Arbeitszeiterfassungssystem zu setzen.

Tipp: Die Gewerkschaft Unia stellt Excel-Formulare zum kostenfreien Download zur Verfügung. Alternativ können auch Apps wie «Timesaver» sinnvoll sein.

Gesundheitsschutz: Chef:innen bleiben verantwortlich

Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, die Gesundheit ihrer Mitarbeitenden zu schützen. Auch bei Remote Work gelten folglich Arbeits- und Ruhezeiten wie auch das Verbot von Nacht- und Sonntagsarbeit. Da Arbeitgeber:innen die Einhaltung dieser Schutzvorschriften aber nur bis zu einem bestimmten Grad kontrollieren können, setzt Remote Work viel gegenseitiges Vertrauen voraus. Übrigens fällt auch die geeignete Infrastruktur unter den Gesundheitsschutz. Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, dem Arbeitnehmenden einen ergonomischen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Tut er das nicht, muss er für die nötige Infrastruktur bezahlen.

Datenschutz und Geheimhaltungspflicht: Die grosse Herausforderung

Sobald Arbeit nicht mehr nur im Büro, sondern überall zwischen Wohnung, Zug, Café und Hotel stattfindet, wird die Einhaltung der Geheimhaltungspflichten und des Datenschutzes eine grosse Herausforderung. Die häufigsten Fallstricke:

• Physische Unterlagen: Fordere deine Mitarbeiter:innen dazu auf, ausserhalb des Büros sämtliche physischen Unterlagen am Ende des Arbeitstags sicher zu verstauen.
• Hardware: Neben einem guten Passwortschutz und einer schnellen Bildschirmsperre, sollten Kolleg:innen, die regelmässig mit dem Laptop unterwegs sind, einen Festplattenschutz aktivieren. So bleiben Geschäftsdaten auch dann sicher, wenn das Gerät verloren geht oder gestohlen wird.
• Software: Jedes Gerät, das zur Arbeit genutzt wird, muss mit einer Sicherheitssoftware ausgestattet sein. Zudem sollten auch auf privaten Computern regelmässige Betriebssystem- und Sicherheitsupdates durchgeführt werden.
• Viren, Malware und Phishing: Während die IT den Virenschutz auf Geschäftscomputern automatisch aktualisieren und verschärfen kann, entstehen vor allem bei der geschäftlichen Nutzung privater Geräte grosse Sicherheitslücken. Es lohnt sich, gemeinsam mit eine:r IT-Spezialist:in die Gefahren zu analysieren und Lösungen dafür zu finden.
• Sichere Internetverbindung: Wer sich aus dem heimischen Netz ins Internet einwählt, ist besser vor Datenklau geschützt, als das in einem Hotel oder einem Café mit offenem WLAN der Fall ist. Trotzdem lohnt es sich für Unternehmen, die mit sensiblen Daten arbeiten, eine sichere VPN-Lösung zu nutzen.

Tipp: Die Melde- und Analysestelle Informationssicherung des Bundes bietet eine Reihe von Empfehlungen und Merkblättern zur IT-Sicherheit für Unternehmen.

Aufgepasst bei Arbeit im Ausland

Sobald Mitarbeiter:innen vom Ausland aus arbeiten möchten, stellt das Unternehmen vor zahlreiche juristische Fragen. Grundsätzlich gilt, dass wer in der Schweiz arbeitet, aber im Ausland lebt und mehr als 25 Prozent der regelmässigen beruflichen Tätigkeit im ausländischen Wohnsitz erbringt, sämtliche Sozialabgaben an den entsprechenden Staat leisten muss. Auch die Themen Aufenthalts- und Arbeitsbewilligung sowie Steuerrecht und Versicherungsschutz können diesbezüglich relevant werden.

Tipp: Klär die individuelle Situation unbedingt mit eine:r Expert:in ab.

Versicherungsschutz: Auch remote gut versichert

Wenn Arbeitnehmende private Geräte für geschäftliche Zwecke nutzen, hat das versicherungstechnische Folgen. Denn unter Umständen verlangt die Hausratsversicherung des Arbeitnehmers eine Zusatzdeckung, um bei Diebstahl oder einer Beschädigung für den Schaden aufzukommen. Anders sieht es aus, wenn das Gerät Eigentum des Unternehmens ist. In diesem Fall kommt grundsätzlich die Betriebsversicherung der Firma zum Zuge. Doch aufgepasst: Die Betriebsversicherung ist unter Umständen nur an der Firmenadresse gültig.

Tipp: Klär ab, ob die Betriebsversicherung Risiken im Homeoffice oder bei Remote Work deckt.

Social Collaboration: Passende Tools für Remote Work

Social Collaboration Tools ermöglichen das gleichzeitige oder zeitlich versetzte gemeinsame Bearbeiten von Inhalten und bilden somit die Basis für Remote Work. Allerdings ist die mobil-flexible Arbeit nicht nur eine Frage der passenden Software, sondern auch von angepassten Abläufen. Sobald du und deine Arbeitskolleg:innen nämlich vereinzelt oder regelmässig remote arbeiten, müssen alle Prozesse, Dokumente, Abläufe, Projekte, Sitzungsprotokolle und Entscheidungen dokumentiert und jederzeit und von überall aus verfügbar gemacht werden. Nur so ist es möglich, ortsunabhängig und asynchron zusammenzuarbeiten.

Tipp: Die FHNW bietet einen kostenlosen Praxisleitfaden zur Arbeitswelt 4.0 an.

Du möchtest neben deiner Tätigkeit zusätzlich Projekte als Freelancer:in umsetzen? Dann ist We Talents perfekt für dich gemacht. Melde dich gleich an und setze zahlreiche Freelancer:innen-Projekte um.