Führen im Homeoffice: Darauf kommts an!
Autorin: Nicole
Als der Bundesrat zu Beginn der Pandemie den Notstand erklärte, wurde Homeoffice für viele schlagartig Realität. Ohne Vorbereitung und vielfach auch ohne die geeigneten Tools, musste die Schweiz über Nacht lernen, aus den eigenen vier Wänden heraus mit Kolleg:innen und Kund:innen zusammenzuarbeiten.
Obschon dieser Wechsel für manche:n durchaus tückisch war, zeigt eine repräsentative Umfrage von Deloitte Schweiz, dass viele Menschen mittlerweile offenbar gerne von zu Hause aus arbeiten. Und zwar so gern, dass Büroangestellte in der Schweiz auch nach der Pandemie teilweise (62%) oder sogar vollständig (26%) im Homeoffice bleiben möchten. Nach wie vor sieht jedoch eine Mehrheit den mangelnden persönlichen Kontakt als grösste Herausforderung. Kompetente Vorgesetzte sind deshalb gefragter denn je.
Denn wie kann man längerfristig effektiv führen, wenn sich Mitarbeitende morgens bestenfalls mit Kurznachrichten begrüssen, sich die Hälfte des Teams virtuell in Besprechungen einloggt und die Kontrolle von Arbeitszeiten faktisch unmöglich wird?
Chef:innen müssen ihren Mitarbeiter:innen vertrauen
Das Wichtigste vorweg: Bei einer durchdachten Organisationskultur – das haben verschiedene Studien gezeigt – arbeiten viele im Homeoffice sogar effizienter als im Büro. Das bestätigt auch die Deloitte-Umfrage, in der beinahe die Hälfte der Befragten angab, dass sie zu Hause produktiver arbeiten als mit ihren Kolleg:innen zusammen im Büro. Anstatt das Unvermeidliche zu bekämpfen, sind Vorgesetzte deshalb besser bedient, diese langfristige Veränderung unserer Arbeitswelt aktiv mitzugestalten und ihre Kolleg:innen zu unterstützen.
«Wer aus der Distanz führt, muss das flexibel, projektfokussiert und mit Vertrauen in die Mitarbeitenden tun», sagt Marc K. Peter, Leiter des Kompetenzzentrums für Digitale Transformation der FHNW. Wer sein Team auch vom heimischen Schreibtisch aus gut führen will, sollte sich deshalb mit drei Themen auseinandersetzen: Klarheit, Kommunikation und Austausch.
Klarheit hilft bei der Arbeit im Homeoffice
Für gute Heimarbeit müssen Richtlinien noch besser kommuniziert, Projekte noch klarer abgestimmt, Mitarbeitende noch häufiger orientiert und Informationen noch präziser weitergegeben werden. Zuständigkeiten und eindeutig formulierte Ziele sind wichtiger als je zuvor. Dabei geht es allerdings nicht darum, von oben zu diktieren. Vielmehr sollten Chef:innen Aufgaben mit den Mitarbeitenden besprechen und realistische Vorgaben machen.
Statt sich ausschliesslich auf die geleisteten Arbeitsstunden zu konzentrieren, sollten Chef:innen zudem mit Projektzielen arbeiten. «Es ist Zeit, die veraltete Haltung ‹Büropräsenz gleich Arbeitsleistung› abzulegen und stattdessen klare Leistungsziele zu definieren», empfiehlt Transformationsexperte Marc K. Peter von der FHNW.
Passende Kommunikationsmittel definieren
Bei der dezentralisierten Arbeit ist die Kommunikation besonders wichtig. Es lohnt sich deshalb, geeignete Kanäle für verschiedene Arten von Informationsaustausch festzulegen. Für ausführliche Nachrichten empfehlen sich weiterhin E-Mails, als Kollaborations-Tool unter anderem Slack oder Microsoft Teams. Kurze Informationen oder Terminvereinbarungen können auch einmal über WhatsApp oder die Chat-Funktion von Slack oder Teams laufen und Videokonferenzen beispielsweise per Skype oder Zoom geführt werden.
Noch wichtiger als die Technik ist jedoch, dass Vorgesetzte Feingefühl zeigen. Mitarbeitende möchten auch bei der Arbeit im Homeoffice als kompetent, fleissig und arbeitsam wahrgenommen werden. Es lohnt sich deshalb, mindestens wöchentlich eine Team-Videokonferenz abzuhalten. Transformationsprofi Peter rät gleichzeitig aber auch zu regelmässigen bilateralen Gesprächen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden.
Schon simple Fragen wie «Woran hast du diese Woche gearbeitet?» oder «Kann ich dich bei etwas unterstützen?» signalisieren, dass man als Chef:in auch aus der Distanz eine unterstützende Funktion wahrnimmt, ohne dabei dem Micromanaging zu verfallen.
Zeit für den Austausch mit Kolleg:innen
Umfassende Informationen sind wichtig. Statt via Newsletter oder Rundmails sollten Vorgesetzte aber auf persönlichere Kanäle wie Videokonferenzen oder -botschaften setzen. «Es ist wichtig, dass Chefs ihren Mitarbeitenden ihre Anerkennung, ihre Wertschätzung und vor allem auch ihr Vertrauen aussprechen», sagt Marc K. Peter.
Neben rein geschäftlichen Unterhaltungen sollte aber auch der persönliche Austausch nicht zu kurz kommen. Schliesslich sollen sich Mitarbeitende auch dann als Team fühlen, wenn sie sich nicht mehr täglich im Büro treffen. Auch deshalb lohnt es sich, zu Beginn jedes Meetings fünf bis zehn Minuten für den persönlichen Austausch einzuplanen. So viel Zeit muss sein.