Externe Lohnbuchhaltung: Welches Payroll Tool bietet am meisten?
Wer kennt es nicht? Jeweils Ende Monat steht die Lohnbuchhaltung an. Erledigt man diese selber, kann es zu einer mühseligen und zeitfressenden Aufgabe werden. Besonders dann, wenn Mitarbeitende auf Freelance- oder als Temporär-Basis abgerechnet werden müssen. Erfolgt in einem solchen Fall die Abrechnung durch einen Treuhänder, entstehen meist verhältnismässig hohe Kosten, vor allem dann, wenn es sich um ein kleines Unternehmen handelt. Doch was gibt es für Alternativen und welcher Anbieter bzw. Möglichkeiten rechnen sich finanziell am besten? Wir haben verschiedene Payrolling-Anbieter verglichen und die Vor- und Nachteile aufgezeigt. Es gibt zahlreiche Anbieter im Schweizer Markt, nur wenige bieten aber das Payrolling voll automatisiert an – und dies zeigt sich dann vor allem in den höheren Kosten. In unserer Analyse haben wir uns auf Tools fokussiert, die ihre Kosten auch transparent ausweisen.
Interne Lohnbuchhaltung durch Mitarbeiter:in
Eine Option ist die Schaffung einer Teil- oder Vollzeitstelle im eigenen Unternehmen. Wenn das Unternehmen mehrheitlich festangestellte Mitarbeitende beschäftigt, so ist die Lohnabrechnung grundsätzlich einfacher und weniger zeitaufwendig. Bei der Zusammenarbeit mit Freelancer:innen und temporären Mitarbeitenden steigt der Administrationsaufwand enorm und erhöht auch die entsprechenden Kosten.
Auch wenn es schnell verlockend klingt: Besonders bei kleineren Unternehmen in der Zusammenarbeit mit Freelancer:innen rechnet sich eine solche Stelle meist nicht. Denn man darf nicht vergessen: Neben dem eigentlichen Lohn kommen zusätzliche Kosten wie Aus- und Weiterbildung, Arbeitsplatz- und Geräte, Lizenzen für Tools, etc. hinzu. Ausserdem kann es zu krankheitsbedingten Ausfällen kommen und auch während den Abwesenheiten wie Ferien muss eine funktionierende Lohnbuchhaltung sichergestellt werden.
Über den Daumen gerechnet lohnt sich eine interne Stelle in vielen Fällen erst ab 30-50 Mitarbeiter:innen. Wenn allerdings ein:e Mitarbeiter:in intern bereits für die Buchhaltung zuständig ist, macht es Sinn zu prüfen, inwiefern man allenfalls gewisse Aufgaben im Bereich Lohn ansiedeln kann.
Kosten: unterschiedlich
Deel und Remote
Deel und Remote sind internationale Payrolling Tools, welche die Lohnzahlungen in über 150 verschiedenen Ländern übernehmen. Grosse Unternehmen wie Dropbox oder Shopify vertrauen darauf. Mit einem Payroll Tool entsteht eine Sammelzahlung. Der jeweilige Anbieter übernimmt danach die Berechnung der Sozialabgaben und überweist die Lohnkosten an die jeweiligen Freelancer:innen. Besonders bei der Zusammenarbeit mit mehreren internationalen Freelancer:innen sind Deel und Remote eine passende Lösung, die den Lohnlauf erheblich vereinfachen. Ist der Fokus allerdings auf die Zusammenarbeit mit Schweizer Freelancer:innen ausgelegt, sind die Tools nicht die passende Lösung. Deel und Remote sind erst in der Einführungs- bzw. Planungsphase von ihrem Service in der Schweiz. Es ist fraglich, ob die Anbieter mit dem komplexen Schweizer Sozialversicherungssystem zurecht kommen. Wer mit den Schweizer Sozialversicherungsbehörden zu tun hat, weiss von was wir sprechen. Womöglich ein rechtliches Abenteuer, was man sich als Unternehmen nicht wünscht.
Kosten: Abos beginnen bei 49 Dollar / Vertragspartner, zusätzlich eine variable Gebühr pro Vertrag mit Freelancer:in (1-5%), zzgl. Sozialversicherungskosten
Lohnbuchhaltung durch einen Treuhänder
Eine weitere Option ist das Outsourcing der Lohnbuchhaltung an einen externen Treuhänder. Viele Unternehmen handhaben es so, dass meist der Treuhänder direkt alle finanziellen Angelegenheiten und Aufgaben der Firma übernimmt. Also die klassische Buchhaltung, die Mehrwertsteuerabrechnung, der Jahresabschluss und eben auch die Lohnbuchhaltung. Doch was kostet eine Lohnbuchhaltung bei einem Treuhänder? Bei der externen Lohnbuchhaltung über einen Treuhänder bezahlt man grundsätzlich einen fixen Betrag pro Mitarbeiter und Monat. Meist beginnen diese Kosten irgendwo bei CHF 30 pro Mitarbeiter und Monat. Das beinhaltet die Lohnabrechnung und den Beleg für die Finanzbuchhaltung. Bei mehr als 10 Mitarbeitern fallen die Kosten pro Mitarbeiter und Monat i.d.R. geringer aus. Bei der Zusammenarbeit mit Freelancer:innen entstehen aber verhältnismässig hohe Kosten, da laufend Anpassungen in der Lohnbuchhaltung notwendig werden. Zusätzlich müssen neue und temporäre Freelancer:innen laufend neu erfasst werden und es sind div. AHV-Abklärungen notwendig. Je nach Ausbildung des Treuhänders bewegen sich solche Stundensätze zwischen CHF 120 und CHF 250. Bei der Zusammenarbeit mit Freelancer:innen empfiehlt sich diese Option aus Kostengründen eher weniger.
Kosten: Bei Freelancer:innen erfolgt die Abrechnung meist nur auf Stundenbasis zu Stundensätzen zwischen CHF 120 und CHF 250 / Monat, zzgl. Sozialversicherungskosten.
Payroll Tool von We Talents
Das Payroll Tool von We Talents ist auf den Einsatz und die Zusammenarbeit mit Freelancer:innen und temporären Arbeitskräften ausgelegt. Mit wenigen Klicks kann der Lohn bzw. die Auftragssumme berechnet werden und die Freelancer:innen erhalten ihre Lohnüberweisung. Als Schweizer Unternehmen ist das Payroll Tool dem Schweizerischen Datenschutzgesetz unterstellt und bietet sämtliche Korrespondenz und Support Tätigkeiten auf Deutsch an. Alle administrativen Arbeiten rund um die Löhne übernimmt We Talents in Zusammenarbeit mit Payroll Plus. Dabei spielt es keine Rolle, ob Freelancer:innen selbstständig gemeldet sind oder nicht. We Talents übernimmt bei Unselbständigen die Rolle der Arbeitgeberin und kümmert sich um Lohnzahlungen, Versicherungen, Sozialabgaben und anderen Papierkram. Neben dem Payroll-Tool bietet We Talents ausserdem einen Pool aus 6000 Freelancer:innen mit dem Fokus auf die Kreativwirtschaft.
Du bist Freelancer:innen und möchtest das Payroll Tool von We Talents selber nutzen? Dann kannst du Auftraggeber dazu auffordern dich über dein We Talents-Profil zu buchen (dieser Service kostet dich nichts – vom Lohn wird dir lediglich 3% Administrationsgebühr abgezogen).
Kosten für Auftraggeber: ab CHF 1 pro Lohnabrechnung
Kosten für Arbeitnehmer / Freelancer:in: Bearbeitungsgebühr in Höhe von 1 bis 3%, zzgl. Sozialversicherungskosten
Lohnbuchhaltung durch Sallis
Sallis ist ein weiteres Schweizer Payrolling Tool, welches verschiedene Abrechnungsmodelle anbietet. Damit eine Anstellung überhaupt möglich wird, ist eine Mindestanstellung in Höhe von 20% bzw. 32 Stunden pro Monat notwendig. Erfolgt die Abrechnung auf Projektbasis, ist ein Mindestprojekthonorar von CHF 6’315.- notwendig. Diese Vorgabe kann je nach Zusammenarbeit mit Freelancer:innen nicht eingehalten werden.
Kosten: Abrechnung auf Stundenbasis entsteht eine Gebühr in Höhe von CHF 2.- pro Tag, zzgl. Sozialversicherungskosten
Helvetic Payroll-Tool
Das Payroll Tool von Helvetic Payroll ist ein Anbieter mit Sitz in Genf. Von der Funktionalität her unterscheidet sich das Tool kaum von anderen Tools. Nachteil: Die Kosten der Dienstleistung sind nur nach einem persönlichen Beratungsgespräch ersichtlich. Im Vergleich zu anderen Payrolling-Anbietern sind die Gebühren somit nicht transparent. Helvetic Payroll expandiert derzeit in die Deutschschweiz – bei unserem Test und unserer Anfrage erfolgte der Kundendienst in einem Sprachmix auf Deutsch und Französisch, was für die alltägliche Zusammenarbeit nicht ideal ist. Hier gilt es abzuwarten, wie sich der Service entwickelt.
Kosten: Prozentbetrag der Lohnsumme (je nach Unternehmensgrösse und Volumen unterschiedlich), zzgl. Sozialversicherungskosten
Fazit: Das Thema Lohnbuchhaltung ist so individuell wie du!
Sechs verschiedene Anbieter – sechs verschiedene Lösungen und Preise. Das Thema Lohnbuchhaltung ist so individuell wie du. Deshalb benötigt die Wahl vom richtigen Anbieter oder Tool genügend Bedenkzeit.
Freelancer soll man weder selber noch über Treuhänder abrechnen, da sie grosse Kosten verursachen und da man den Status als Arbeitgeber hat. Deshalb ist die Auslagerung die logische Konsequenz. Bei der Wahl des Payrolling Anbieter empfiehlt es sich einen Schweizer Anbieter zu wählen, da ausländische Tools – auch wenn sie es teilweise versprechen – nur sehr schwierig dies abdecken können. Und die nächste AHV Kontrolle kommt bestimmt!
Wenn man jedoch nur festangestellte Mitarbeitende abrechnen muss, die Löhne gleichbleibend sind und man keinen administrativen Aufwand mit dem Thema haben möchte, kann ein Outsourcing an einen Treuhänder Sinn machen.
Unsere Empfehlung:
Das Payroll Tool von We Talents bündelt die Vorteile aller Lösungen in einem und ist ein echter Gamechanger. Im Tool erfasst du ganz einfach deinen Auftrag inkl. den Betrag, den du zahlen willst. Mit einem Klick löst du anschliessend einen Abrechnungslink für einen oder gleich mehrere Freelancer:innen aus.
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